Comment sélectionner et embaucher un assistant virtuel

Écrit par
Euan Cameron
Dernière mise à jour :
Created on:
14 septembre 2022

Engager un assistant virtuel (AV) peut être stressant. Tout d'abord, vous devez faire le tri entre les différentes options possibles - onshore ou outsourced étant la grande question à considérer. Ensuite, vous devrez peut-être évaluer plusieurs candidats avant de choisir quelqu'un. 

Et bien que le processus soit similaire à l'embauche d'employés à temps plein, il y a quelques éléments uniques à prendre en compte.

Ce mini-guide explique ces éléments uniques et comment gérer le tout.

1. Identifiez vos besoins

Il est injuste de regrouper tous les assistants virtuels dans la simple catégorie des "VA" en raison de la diversité des compétences (et de la qualité du travail) que vous pouvez obtenir. Dans l'écosystème des VA, vous pouvez obtenir de l'aide pour toute une série de tâches : 

L'administration générale: ces tâches, qui correspondent à celles de l'"assistant" traditionnel, consistent à organiser des réunions, à envoyer des rappels, à assurer le suivi des tâches et à rendre des comptes pour vous.

Administration financière: ces tâches peuvent aller de la saisie de données - par exemple, remplir et envoyer des factures - à la comptabilité complexe. Dans certains cas, les auxiliaires de vie ont même des diplômes de comptabilité et peuvent comprendre des clôtures de livres financiers complexes. 

Soutien au marketing et aux ventes: une grande variété de tâches, en fonction des compétences du volontaire, de la conception à la rédaction et au montage audio ou vidéo. 

Si vous pouvez le faire sur un ordinateur, un VA peut le faire. C'est pourquoi il est essentiel d'identifier d'abord vos besoins, sinon vous vous perdrez dans un océan de candidats possibles.

2. Comprendre les "deux grands" facteurs de risque de l'AV

Pensez consciemment aux deux facteurs qui peuvent faire ou défaire votre expérience de VA : les compétences linguistiques et le budget.

Si de nombreux VA parlent couramment l'anglais, il existe plusieurs niveaux de maîtrise, de la maîtrise technique à la langue maternelle avec une compréhension culturelle. 

La tarification des assistants virtuels s'articule autour de trois axes : le niveau de compétence de l'assistant virtuel, sa spécialisation et sa clientèle. Par exemple, une assistante virtuelle ayant une grande expérience de la conception de magazines haut de gamme facturera probablement plus cher qu'une personne qui n'a appris que récemment à utiliser Canva. 

Pour choisir le niveau de VA dont vous avez besoin, revenez à vos besoins (point 1, ci-dessus). Votre budget doit augmenter à mesure que vous avez besoin de plus de qualité, de confidentialité, de confiance avec votre VA, et si votre marge d'erreur est limitée. Si les tâches sont importantes mais flexibles, vous pouvez économiser de l'argent avec une personne plus junior ou inexpérimentée. Mais si vous avez besoin d'un travail bien fait, un budget plus faible peut entraîner des retouches plus coûteuses à long terme.

3. Rédigez une description de poste claire

Comme tout exercice d'embauche, vous avez besoin d'une description de rôle claire qui énumère : les tâches principales, les responsabilités du rôle, les qualifications nécessaires et la rémunération. Un exemple est le guide des rôles, une structure suggérée par le cabinet de conseil en milieu de travail Bloom.

Erin Booth, coach d'assistants virtuels et YouTuber, explique que les AV sont uniques par rapport aux employés à temps plein car vous devrez également "planifier le nombre d'heures par semaine ou par mois pendant lesquelles vous prévoyez d'avoir besoin d'aide."

Dans tous les cas, n'oubliez pas de faciliter la candidature d'une personne - donnez-lui les instructions que vous voulez qu'elle suive.

4. Posez les bonnes questions d'entretien

Si vous lancez un appel à candidatures sur une grande plateforme comme Upwork, il y a de fortes chances que vous n'ayez pas le temps d'interviewer ou de filtrer chaque candidat. Dans ce cas, utilisez des plateformes d'entretiens vidéo pour gérer le processus. 

En revanche, si vous obtenez une recommandation fiable ou quelques contacts de qualité, vous pouvez vous connecter en direct pour les interviewer (soit en personne, si vous êtes tous deux dans la même région, soit par chat vidéo). 

Dans les deux cas, efforcez-vous de poser des questions qui vous donnent confiance dans la capacité de cette personne à s'engager sur le long terme. 

  • Introductions.
  • Les types de travail pour lesquels ils sont bons / les plus forts.
  • Demandez-leur de vous donner des exemples de travaux similaires aux vôtres ou, s'ils sont nouveaux, de vous parler de leur(s) expérience(s) qui montre(nt) qu'ils sont qualifiés pour le poste.

Lors de l'évaluation des entretiens et de la décision finale d'engager quelqu'un, M. Booth a déclaré qu'il fallait prêter une attention particulière au ton et au langage corporel, des indices non verbaux qui représentent 65 % des communications lors des entretiens.

5. Préparer votre VA à la réussite

Quelle que soit la tâche que vous voulez confier à votre VA, vous devez lui donner les moyens de l'accomplir. Booth recommande trois éléments technologiques clés : un système de partage de fichiers, une plateforme de gestion des tâches et un moyen de partager les mots de passe. 

"Un conseiller juridique ne peut pas tout faire pour vous si vous partez tous les deux de zéro, c'est-à-dire sans aucun système déjà en place", explique M. Booth.

En outre, Booth recommande de vous filmer en train d'effectuer certaines tâches si vous aimez les faire d'une manière spécifique (enregistrement d'écran s'il s'agit d'une tâche numérique). Ainsi, vous pouvez montrer à votre VA comment vous voulez que les choses soient faites, sans qu'il ait à faire de suppositions.

"Plus vous êtes organisé avant d'engager un VA, plus le processus d'intégration et d'apprentissage sera rapide", a déclaré Booth.

Le post-internat est une question d'itération

Ok, donc vous avez vos systèmes en place. Mais il y a deux autres choses contre lesquelles Booth vous met en garde. La première est de prendre conscience des tendances perfectionnistes et de les combattre. Avec les assistants virtuels, il est facile de tomber dans le piège d'attendre la perfection de votre part et de la leur, ce qui entraîne une déception si les premières tâches ne sont pas extraordinaires. Réalisez plutôt que votre relation de travail peut (et doit) s'améliorer avec le temps. 

La deuxième est de réaliser que votre AV peut fournir un excellent retour d'information si vous le demandez, en partageant des conseils sur la façon dont il peut vous aider davantage et sur la façon dont vous pouvez accomplir différentes tâches. Si les conseillers volontaires sont connus pour leurs tâches administratives, ils ont souvent un esprit stratégique et sont doués pour l'organisation.

Une fois que votre VA est opérationnel, il est également essentiel de réaliser qu'il est un membre de l'équipe à part entière de votre entreprise. Même s'il ne travaille pas à temps plein ou ne se joint pas à vous dans un bureau, il accomplit un travail important et doit être évalué en fonction de son potentiel à long terme. 

"Votre conseiller juridique n'est pas seulement un assistant, il peut être un membre à long terme de votre équipe", a déclaré M. Booth.

Euan Cameron
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