C'est une obligation pour les gouvernements et une bonne pratique. Mais cela ne rend pas la vérification de l'identité de vos employés moins ennuyeuse.
Jusqu'à maintenant.
Les contrôles du droit au travail et la vérification de l'identité sont une partie discrète mais essentielle du processus d'embauche et d'intégration. Et maintenant, elles peuvent être effectuées numériquement.
Dans ce guide, vous apprendrez :
- La différence entre la vérification d'identité (IDV) et la vérification du droit au travail (RTW).
- Les cas d'utilisation et les avantages d'une approche numérique de l'IDV et du RTW.
- Comment vous pouvez facilement numériser votre processus IDV et RTW.
Quelle est la différence entre la vérification de l'identité (IDV) et les contrôles du droit au travail (RTW) ?
Les deux termes renvoient à la même pratique : vérifier qu'une personne est bien celle qu'elle prétend être et qu'elle est légalement autorisée à travailler pour vous.
Le terme que vous utilisez, cependant, est une question de géographie.
- Au Royaume-Uni et en Irlande, cela s'appelle un contrôle du droit au travail.
- Partout ailleurs dans le monde, on parle de vérification d'identité (avec une certaine variabilité locale aux États-Unis).
Les quatre problèmes de la vérification manuelle de l'identité
En général, la vérification de l'identité est un processus manuel.
Lorsqu'un nouvel employé débute dans une entreprise, il doit se présenter en personne dans un bureau (que le poste soit éloigné ou géolocalisé). De là, un responsable des RH prend le passeport ou la carte d'identité de l'employé, le scanne et l'envoie au bureau gouvernemental compétent. Il obtient alors la confirmation que la personne est légalement autorisée à travailler pour l'entreprise. Le processus est terminé.
Cela semble anodin, mais la nature manuelle de ce processus entraîne quatre problèmes majeurs:
1. Temps: Ce processus ne dure que quelques minutes par personne, ce qui signifie qu'il peut prendre des heures si une entreprise intègre plusieurs employés à la fois.
2.Risque: Lorsque les entreprises effectuent leurs propres contrôles manuellement, elles assument tous les risques. Si quelqu'un a utilisé une fausse carte d'identité qui a échappé d'une manière ou d'une autre à un scan du gouvernement, vous devez quand même payer les amendes qui pourraient être imposées par le gouvernement. Et cela s'ajoute aux coûts de rotation du personnel.
3. L'expérience des employés: La dernière chose que les nouveaux employés veulent faire le premier jour est que quelqu'un mette en doute la validité de leur passeport. C'est non seulement une expérience bizarre d'un point de vue personnel, mais cela retarde également leur intégration, ce qui signifie qu'ils sont à l'heure mais ne peuvent pas travailler.
4. L'expérience du travail à distance: Si vous embauchez un employé à distance, voulez-vous vraiment payer pour qu'il vienne dans vos bureaux pour une vérification d'identité ? Il se peut qu'ils viennent en personne de toute façon pour l'onboarding, mais ce temps précieux devrait être consacré à la connexion avec des collègues plutôt qu'à remplir des papiers administratifs.
Une percée numérique
En 2022, le ministère de l'Intérieur du Royaume-Uni s'est aligné sur d'autres gouvernements mondiaux en autorisant des fournisseurs tiers à effectuer des vérifications numériques du droit au travail.
Il existe également une option "DIY" avec le gouvernement britannique pour les entreprises situées au Royaume-Uni. Cependant, cette option ne supprime pas les problèmes de temps, de risque ou d'expérience des employés ; il s'agit toujours fondamentalement du même processus manuel avec une étape numérisée. Si cette option est utile pour les travailleurs à distance, elle n'aide pas autant les autres employés ou les membres de l'équipe RH.
Intégrer la vérification de l'identité numérique dans votre processus d'embauche
Du point de vue d'un tiers, un service de vérification d'identité numérique doit répondre aux quatre critères clés suivants : gain de temps, réduction des risques pour les entreprises, amélioration de l'expérience d'accueil et bon fonctionnement pour les travailleurs à distance.
Cette approche à quatre volets est devenue le fondement des services de vérification de l'identité numérique et du droit au travail de Willo, que les entreprises peuvent mettre en œuvre de deux manières.
1. Vérification autonome de l'identité
Les entreprises du monde entier achètent des crédits pour la vérification de l'identité et du droit au travail, à partir de 2 £/2,50 $ par vérification. Les candidats effectuent le processus de vérification dans un système basé sur un navigateur, ce qui signifie que personne n'a à télécharger d'application. Les recruteurs peuvent ensuite examiner les réponses dans leur tableau de bord ATS ou Willo.
Lorsque vous envoyez la demande de vérification d'identité, Willo s'occupe de tout : nous collectons les documents pertinents auprès des candidats et vérifions auprès des services gouvernementaux nécessaires. Nous nous chargeons de la vérification et vous n'avez pas besoin de lever le petit doigt.
2. Dans le cadre d'un entretien avec Willo
Pour les clients de Willo, la vérification de l'identité et du droit au travail peut être ajoutée à n'importe quelle étape du processus d'entretien. Nous collectons tous les documents et téléchargeons automatiquement la vérification dans le dossier du candidat sur votre tableau de bord Willo. Si vous avez mis en place des intégrations, les informations seront également synchronisées avec vos autres plateformes.
Cela vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer considérablement l'expérience du candidat. Lorsque vous engagerez un nouvel employé, Willo aura déjà vérifié son identité, ce qui vous permettra de vous concentrer sur l'intégration, la formation et l'établissement de nouvelles relations. Cette solution est également idéale pour les travailleurs à distance, puisqu'ils n'auront pas besoin de se présenter en personne avec un passeport ou une carte d'identité.
Faciliter le recrutement pour tous
Nous pensons que tout logiciel d'entretien doit faciliter la vie des candidats et des équipes RH. Cette philosophie est devenue le fondement de Willo et continue d'inspirer tout ce que nous construisons - la vérification de l'identité numérique et les vérifications du droit au travail ne font pas exception.
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