Les événements en personne pourraient appartenir au passé pour les recrutements en masse.
Vous avez peut-être organisé un événement dans un grand centre de congrès. Ou vous avez loué un restaurant entier. Mais maintenant, vous avez des candidats qui postulent depuis différents endroits et qui embauchent pour des postes permanents à distance. Que devez-vous faire ?
C'est là qu'un événement de recrutement virtuel est précieux. S'il est bien fait, il peut créer le même sentiment de connexion tout en montrant votre fantastique culture.
Voici les éléments à prendre en compte lorsque vous organisez un événement de recrutement virtuel.
Déterminer les objectifs de votre événement de recrutement virtuel
Avant de commencer à planifier votre événement de recrutement virtuel, vous devez déterminer les objectifs de l'événement. De manière générale, une rencontre virtuelle de candidats aura l'un des trois objectifs suivants :
1. Rencontrer les candidats pour les inciter à postuler: Si votre objectif est d'intéresser les candidats et de les faire postuler, votre événement doit se concentrer sur la présentation aux candidats de votre équipe, de votre vision et de vos méthodes de travail.
2. Évaluer les candidats qui ont déjà postulé: Si vous cherchez à évaluer plusieurs candidats de manière informelle avant de les inviter à un entretien approfondi, votre événement doit proposer des activités de connexion de groupe qui vous permettront d'observer les comportements et de voir avec qui vous pourriez vouloir vous engager davantage.
3. Vendez des réunions pour inciter les gens à accepter vos offres d'emploi: Si vous avez déjà fait des offres d'emploi, votre événement vise moins à embaucher qu'à vendre au candidat votre entreprise et le poste.
Choisir la bonne plateforme et les bons outils
De la même manière que le choix du bon emplacement physique assure le succès d'un événement en personne, la bonne technologie assure le succès d'un événement de recrutement virtuel.
Voici quelques caractéristiques à rechercher en fonction des objectifs de votre événement :
Recherche de candidats:
- Pas de plafond (ou un plafond élevé) pour les participants aux événements.
- Possibilité d'accueillir des salles de discussion ou des salles similaires afin de pouvoir répartir les participants.
- Des fonctions d'engagement bidirectionnel permettant aux candidats de poser des questions et d'interagir avec les gens.
Sélection des candidats:
- La possibilité d'organiser différents types de micro-événements dans le cadre de l'événement principal (par exemple : un pour la convivialité, un pour la projection, un pour un quiz, etc.)
- Une salle de contrôle de l'hôte où vous pouvez voir ce que les participants ont terminé ou ce qu'ils ont fait.
- Cartographie du parcours des participants afin que vous puissiez vous assurer que tous les candidats passent par le même examen (nécessaire pour l'exhaustivité et l'inclusion).
Vendre des candidats:
- Plusieurs styles d'engagement (1:1, 1:plusieurs, et plusieurs:1) afin que les candidats puissent en apprendre davantage sur les personnes au sein de l'entreprise.
- Bricolez des salles d'engagement où les candidats peuvent visionner des présentations sur la culture, les méthodes de travail ou les avantages que vous offrez aux candidats pour les inciter à rejoindre l'entreprise.
- La possibilité de se connecter à la vie réelle (par exemple, un candidat peut signaler son intérêt pour quelque chose, ce qui déclenche un suivi par courriel le lendemain).
Adapter les fonctionnalités de la plateforme aux besoins de l'événement
Il existe plus de 40 plateformes d'entretiens virtuels sur le marché qui peuvent vous aider à organiser ce type d'événement (voici le guide de Willo sur les meilleures plateformes d'entretiens vidéo gratuites à essayer). Ces plateformes peuvent être utiles car beaucoup s'intègrent directement à votre système de suivi des candidats.
Toutefois, vous pouvez aussi essayer un événement virtuel réel ou un logiciel de conférence virtuelle pour une expérience plus riche en fonctionnalités, par exemple :
Zoom: Bien que conçu à l'origine pour les réunions, les fonctions de salle de réunion et de conférence de Zoom en font un outil viable pour l'organisation d'événements de recrutement virtuel.
Forumm: Forumm est une plateforme de conférence en ligne qui permet de gérer des éléments en direct et préenregistrés, ainsi que différentes fonctionnalités d'engagement pour les participants, comme les salles de réunion.
BigMarker: Cette plateforme met en avant des fonctionnalités telles que le partage d'écran, les sondages et les enquêtes, l'enregistrement des sessions et l'interactivité entre les hôtes et les participants. Vous pourrez également diffuser en direct sur Facebook et YouTube si vous le souhaitez.
Hoppier: Opérationnel dans plus de 60 pays, Hoppier alimente des événements virtuels et hybrides. Bien que leur marketing et leur positionnement soient davantage axés sur l'engagement des employés, les fonctionnalités peuvent également être utilisées pour des événements externes.
SpotMe: Avec la possibilité de créer des événements en direct et à la demande, SpotMe propose des séances en petits groupes, des agendas personnalisés et une communication bidirectionnelle entre le personnel de l'événement et les participants, comme d'autres plateformes similaires.
Si vous prévoyez d'utiliser un logiciel de gestion d'événements plutôt qu'un logiciel RH spécialement conçu, assurez-vous d'avoir un plan pour faire entrer les candidats dans votre ATS afin que tout le monde ait une bonne expérience.
Mettez de l'ordre dans votre administration
Avec des objectifs et un logiciel en place, voici les éléments administratifs dont vous avez besoin pour réussir votre événement :
Faites la promotion de l'événement aux bons endroits: Vous pouvez utiliser les sites d'offres d'emploi, les médias sociaux, le site web de votre entreprise et les courriels pour promouvoir votre événement. Assurez-vous d'être clair sur le type de poste que vous cherchez à pourvoir et sur les qualifications requises pour éviter toute confusion chez les candidats.
Préparez les questions et les réponses à l'avance : Préparez une liste de questions que vous souhaitez poser à vos candidats. Cela vous aidera à maintenir le rythme de la conversation et à éviter les silences gênants.
Mettez enplace une salle de contrôle: La plupart des plateformes d'événements ou d'entretiens disposent d'un panneau d'administration. Veillez à ce qu'il soit configuré un jour (ou plus) à l'avance, avec un essai, afin d'éviter tout problème technique évident au début de l'événement.
Prévoyezun plan pour les problèmes de wifi et les abandons de participants: Si quelqu'un doit abandonner ou s'il y a des problèmes de wifi, essayez de le réengager dès que possible. Si vous ne pouvez pas les faire revenir, envoyez-leur un lien vers l'enregistrement de l'événement ou proposez-leur un rendez-vous individuel.
Évaluer et assurer le suivi des candidats
Après l'événement, prenez le temps d'évaluer les candidats et de faire un suivi avec eux. C'est là que vos notes vous seront utiles. Vous pouvez contacter les candidats par courriel, par téléphone ou par les médias sociaux. En fonction de vos objectifs ou de votre budget, vous pouvez leur envoyer une carte de remerciement ou un petit cadeau pour leur montrer votre reconnaissance et leur donner un souvenir de vous.