Pourquoi Shopify demande à chaque candidat de raconter son parcours de vie

Anita Chauhan (00:17)

Bonjour et bienvenue dans l'épisode de cette semaine du podcast « Looks Good On Paper », présenté par Willo. Aujourd’hui, j’ai le plaisir d’accueillir Simran Siddhu. Spécialiste des ressources humaines et de la gestion des talents, elle a consacré sa carrière à mettre en place, de A à Z, les fonctions de recrutement et de gestion des ressources humaines au sein de start-ups et d’entreprises en pleine croissance. Elle travaille actuellement chez Shopify, où elle dirige le service de recrutement pour le pôle commercial. Auparavant, elle a occupé divers postes liés au recrutement et à la gestion des ressources humaines dans des entreprises telles que Relay, Pocket HR et Out of Office HR.

Elle est très impliquée dans la communauté des ressources humaines et des talents à Toronto, ce qui est d’ailleurs incroyable, car je ne l’ai rencontrée qu’aujourd’hui alors que nous évoluons toutes les deux dans ce milieu depuis longtemps. Mais ce que j’apprécie vraiment dans ce que j’ai vu en ligne et dans ce que j’ai entendu à ton sujet, Simran, c’est que tu es réputée pour ta transparence concernant les interruptions de carrière, le burn-out et ce que signifie réellement se construire une carrière qui ne monopolise pas le reste de sa vie.

Est-ce que j'ai raté quelque chose dans ta présentation ? Comment es-tu arrivé ici ?

Simran Sidhu (01:11)

Non, c'est génial. C'était une introduction parfaite. Oui, je suis vraiment ravie d'être ici. Merci de m'avoir invitée. Oui, je travaille dans le domaine des ressources humaines depuis un certain temps déjà. J'ai encore beaucoup à apprendre, mais j'ai vraiment hâte de partager ce que j'ai appris jusqu'à présent.

Anita Chauhan (01:25)

C'est incroyable, vraiment incroyable, et je sais que c'est un peu comme ces choses-là, comme le talent : ça dépend des personnes avec lesquelles on travaille, ça change, et les besoins évoluent aussi. Donc, tu vois, j'ai la chance d'accueillir dans mon podcast des personnes vraiment formidables issues de la communauté, qu'elles viennent d'Amérique du Nord, de l'Union européenne ou du Royaume-Uni, et c'est tellement intéressant parce que toutes, quelle que soit leur ancienneté dans le milieu, disent toujours : « J'apprends encore ».

Simran Sidhu (01:50)

Ouais, ouais, surtout avec l'arrivée de l'IA. C'est comme si, dès qu'on se plongeait dans le travail pendant une semaine, on avait déjà l'impression d'être à la traîne. Je me dis : « Mais qu'est-ce qui s'est passé cette semaine ? » Et là, je me rends compte : « Mon Dieu, j'ai raté la sortie d'un nouvel outil ou quelque chose comme ça. » Ça évolue sans cesse, et même d'une année à l'autre, c'est fou de voir à quel point ça change.

Anita Chauhan (02:26)

Quelle est la plus grande erreur de recrutement que les entreprises continuent de commettre alors même qu'elle s'avère clairement contre-productive ?

Simran Sidhu (02:31)

Oui, c'est un sujet très intéressant. J'ai pris le temps d'y réfléchir, car j'ai l'impression qu'il y en a tellement. Mais pour ma part, ce que j'ai remarqué, c'est simplement que l'on prend trop de temps à se décider. Et laissez-moi développer ce point. Beaucoup de responsables du recrutement tombent dans le piège de se dire : « Je veux juste continuer à chercher. » Du genre : « Je veux voir ce qu'il y a d'autre sur le marché et peut-être qu'une meilleure candidate va se présenter. »

Mais les meilleurs candidats n’attendent pas toujours, et l’indécision peut coûter très cher. Une grande partie du problème réside donc dans le fait que les responsables du recrutement n’ont souvent pas encore défini clairement ce qu’ils attendent d’un candidat idéal avant de lancer leur processus et de commencer les entretiens. Ce que je constate très souvent, c’est que nous recevons une première vague de candidats très solides. Je m’occupe du sourcing, j’ai d’autres sources qui explorent un tout nouveau vivier de talents, mais le responsable du recrutement n’a pas encore défini ses critères pour déterminer ce qu’est un excellent candidat. Ces candidats ne bénéficient donc pas de l’attention urgente qu’ils méritent. Et ce n’est qu’après avoir rencontré quelques candidats qui ne correspondent pas vraiment au profil qu’ils se rendent compte, avec le recul, que ce premier groupe était en réalité très solide. Mais à ce moment-là, ces personnes sont déjà passées à autre chose ou nous les avons rejetées parce que nous n’étions pas sûrs.

Simran Sidhu (03:32)

Je me suis donc demandé : « Comment remédier à cela ? » Je pense que c’est simple en théorie : il faut faire le travail en amont pour bien définir ce que signifie réellement « l’excellence » pour ce poste. Ainsi, lorsque vous la rencontrez, vous la reconnaissez et vous pouvez agir rapidement. On se dit : « Je sais que c’est la personne que je veux embaucher. » Il faut bien réfléchir à ce que signifie « l’excellence » en termes de compétences — il faut vraiment cerner ça. Et inversement, il faut aussi se demander à quoi ressemble l’excellence en termes d’adéquation, que ce soit avec la culture d’entreprise ou l’ambiance de l’équipe : quelles sont les qualités que cette personne doit posséder pour réussir ici ? Et en disposant d’une grille d’évaluation très claire, en y réfléchissant vraiment avec votre équipe pour déterminer qui est la bonne personne qui va réussir dans ce poste — ainsi, lorsque vous l’interrogez, vous vous dites « oui, sans aucun doute » plutôt que « euh, je ne suis pas sûr », ce qui vous évite de tourner en rond pendant des mois.

Anita Chauhan (04:58)

Parviennent-ils toujours à faire le lien avec l'activité elle-même ?

Simran Sidhu (05:02)

Oui. Il faut aussi se demander : de quoi avez-vous besoin dans l’immédiat, mais aussi de quoi aurez-vous besoin dans un an, lorsque l’entreprise aura évolué ? Et dans deux ans, cette personne sera-t-elle toujours la même ? Il faut donc savoir prendre du recul et zoomer, se demander quel est le problème immédiat et quels sont les problèmes futurs que cette personne sera en mesure de résoudre, et y voir clair. Et oui, ça demande un peu de réflexion, et il faut vraiment encourager cette démarche dès le départ auprès de vos responsables du recrutement.

Anita Chauhan (05:26)

Tout à fait. Et je pense aussi que, pour ma part, j’ai déjà occupé un poste de responsable du recrutement. Chaque fonction au sein d’une entreprise a ses propres besoins à satisfaire. Ce sont donc ces éléments-là qu’il faut concilier. J’apprécie vraiment cette réponse, car au cours des trois dernières saisons, personne n’avait en fait apporté cette réponse. On en entend de plus en plus parler : vous allez refuser un candidat s’il ne vous semble pas à la hauteur au premier abord, puis vous allez finir par revenir vers lui ? Ça ne fait pas bonne impression du point de vue de l’image de marque de l’employeur. Et puis je vois sur les forums Reddit et dans des publications de ce genre des témoignages du type : « J’ai postulé et j’ai attendu des mois avant d’avoir une réponse. » Ce n’est donc pas seulement un problème pour l’entreprise, c’est aussi l’image de marque externe qui en pâtit.

Simran Sidhu (06:22)

Oui, et c'est justement pour ça qu'on entend parfois des gens dire : « J'ai vu cette offre d'emploi publiée depuis des mois et elle ne cesse d'être republiée ». Parfois, c'est parce que le responsable du recrutement n'a pas bien cerné le profil recherché, n'est-ce pas ? Ça peut aussi répondre aux questions des candidats qui se demandent : « Pourquoi cette offre est-elle toujours en ligne ? » Mais c’est comme si parfois, on se retrouvait simplement face à ce problème dès le départ, et que cela avait des répercussions par la suite. Du coup, on se retrouve à chercher une aiguille dans une botte de foin, alors qu’on aurait dû mieux s’organiser dès le début.

Anita Chauhan (07 h 32)

Bon, passons maintenant à la deuxième question. Quels sont les préjugés cachés dont font preuve les entreprises à leur insu, même lorsqu’elles pensent adopter une approche progressiste en matière de recrutement ?

Simran Sidhu (07 h 42)

Oui, j’ai souvent constaté ça, même si j’ai l’impression que c’est moins le cas aujourd’hui : on part souvent du principe que les grandes entreprises technologiques constituent le meilleur vivier de talents. Je pense que cela se justifiait il y a de nombreuses années, lorsque ces organisations étaient plus légères et qu’on pouvait y avoir un impact considérable. Mais aujourd’hui, bon nombre de ces entreprises présentent une structure à plusieurs niveaux et une grande complexité organisationnelle, ce qui rend vraiment difficile le développement du genre de compétences pragmatiques et à fort impact que vous recherchez peut-être.

Du coup, on se retrouve avec une forte concentration de candidats moyens plutôt que de véritables talents exceptionnels. J’ai passé beaucoup de temps à en interviewer un grand nombre, et je me dis souvent : « Ils ne m’impressionnent pas vraiment, alors qu’ils ont un logo aussi prestigieux derrière eux. » Et j’encourage toujours les responsables du recrutement à élargir leur champ de recherche. Bien sûr, on peut vouloir quelqu’un issu d’un secteur précis, mais il faut aller à la rencontre de candidats issus de tous les secteurs et de toutes les tailles d’entreprises, et se concentrer uniquement sur les compétences et les qualités essentielles requises pour le poste. L’expérience dans un secteur donné peut être un facteur, mais elle ne doit pas servir de filtre qui réduit trop tôt le vivier de candidats. Chez Shopify, nous excellons dans ce domaine : nous discutons avec des candidats issus de tous les secteurs et de toutes les entreprises, car pour nous, ce qui compte avant tout, c’est l’impact concret qu’ils ont su générer.

Simran Sidhu (09 h 05)

Et pour vous raconter une anecdote personnelle : je me souviens qu’au début de ma carrière dans le recrutement, je devais pourvoir un poste de cadre supérieur et la direction tenait absolument à trouver quelqu’un issu du milieu du conseil. À première vue, leur raisonnement semblait tout à fait logique. Les consultants travaillent très dur. Ils font preuve d’une grande adaptabilité et sont capables de se familiariser très rapidement avec un nouveau secteur d’activité. Mais plus j’interviewais de consultants, plus je constatais un décalage entre leurs attentes et la réalité en matière d’impact et de mise en œuvre. Les consultants excellent dans l’exécution du travail et la proposition de solutions, mais ensuite, ils passent à autre chose. C’est la nature même de leur métier. Nous avons donc constaté ce décalage à maintes reprises lors des entretiens. Nous avons fini par embaucher cette personne, et bien sûr, la même préoccupation est réapparue dès son arrivée.

Et je pense que cela a été une très bonne occasion d'apprendre, tant pour le responsable que pour moi. Aujourd'hui, si je me retrouvais dans la même situation, j'aborderais la question en expliquant pourquoi cela pourrait ne pas fonctionner et pourquoi nous devrions élargir notre champ de recherche. Je tiens simplement à rappeler que la clarté sur ce qu'exige réellement le poste prime sur toute préférence liée à l'origine d'une personne.

Anita Chauhan (12 h 22)

Très bien, merci. Passons maintenant à la troisième question : si vous deviez soudainement supprimer les CV de votre processus de recrutement, à quoi cela ressemblerait-il ?

Simran Sidhu (12 h 33)

J’adore cette question, car c’est en fait l’une des principales raisons pour lesquelles j’ai rejoint Shopify. Et je pense que cela correspond bien à ce que Shopify a mis en place avec ce que nous appelons notre « entretien sur le parcours de vie ». Cela permet vraiment de mettre de côté les intitulés de poste et les noms d’entreprises pour se concentrer sur les éléments qui sont réellement garants de la réussite. Je veux entendre l’histoire du candidat. Par exemple : quelles études a-t-il suivies ? Pourquoi a-t-il choisi cette filière ? Quels ont été ses premiers emplois ? Je cherche vraiment à comprendre comment il a pris ses décisions, ce dont il est fier, où il a échoué et ce qu’il en a retiré, et à retracer tout son parcours.

La raison en est que les comportements passés et le parcours professionnel comptent parmi les indicateurs les plus fiables dont nous disposons pour évaluer les performances futures. Un CV a tendance à réduire tout cela à une simple liste de titres, ce qui fait ressortir ces biais.

Simran Sidhu (13 h 24)

Et honnêtement, chez Shopify, on en parle beaucoup : grâce à l’IA, la plupart des gens sont désormais capables de s’en sortir correctement dans la plupart des domaines. On attend de vous que vous soyez capables de faire le travail et de bien le faire — vous disposez d’un ensemble complet d’outils pour vous aider. Ce que je cherche vraiment à évaluer lorsque je mène ces entretiens sur le parcours personnel, c’est le bon goût, le discernement, la capacité d’initiative — des personnes capables d’expliquer le « pourquoi » de leurs décisions, et pas seulement le « quoi ».

Vous pouvez entrer n'importe quoi dans Claude ou ChatGPT, mais comprenez-vous vraiment pourquoi vous lancez cette requête ? Êtes-vous ensuite capable de vous en servir pour présenter les résultats à une équipe de direction ? Que souhaitent voir les dirigeants par rapport à ce que souhaite voir votre équipe ? La façon dont un candidat raisonne aujourd’hui est tout aussi importante que ce qu’il a accompli.

Simran Sidhu (14 h 11)

La vraie question que j’essaie donc de dégager de ces entretiens est la suivante : au vu de tout ce que j’entends sur la manière dont cette personne a travaillé, l’impact qu’elle a eu, les choix qu’elle a faits, son évolution — ai-je suffisamment d’éléments pour croire qu’elle réussira ici ? Et si la réponse est oui, le nom de l’entreprise devient alors bien moins important. J’ai recruté des personnes issues d’entreprises dont je ne connaissais absolument rien, mais dont le parcours était exceptionnel et qui possédaient toutes les qualités et compétences requises.

Et cet entretien chez Shopify est un élément d’information vraiment déterminant. Quand je vais voir la direction et que je dis : « Hé, j’ai donné un “oui” sans réserve à cette personne lors de son entretien sur son parcours de vie », ça a beaucoup de poids. C’est aussi un entretien très agréable à mener — il sort vraiment des sentiers battus. Je peux m’asseoir et discuter avec quelqu’un de son histoire pendant une heure, et c’est vraiment un moment très agréable. En fait, j’apprécie vraiment ça. Je ne trouve pas ça épuisant. Et je reçois beaucoup de retours de la part des candidats, du genre : « Waouh, je me suis vraiment senti traité comme un être humain. Les gens veulent en savoir plus sur moi. » J’espère que davantage d’entreprises suivront vraiment cet exemple, car c’est une excellente façon de recruter.

Anita Chauhan (17 h 08)

Très bien. Passons maintenant à notre question « hors sujet ». Nous savons que l’IA connaît un essor fulgurant. Les entreprises l’utilisent pour présélectionner les candidats, et ces derniers s’en servent pour postuler. Il est vraiment difficile de repérer les bons indices permettant de déterminer qui serait un bon candidat. Comment renforceriez-vous la confiance dans le processus de recrutement ? Comment savez-vous que vous recrutez la bonne personne, ou quels types d’indices observez-vous actuellement ?

Simran Sidhu (17 h 34)

Ouais, je pense qu’il y a plusieurs raisons. Ça peut paraître drôle à dire, mais si je tombe sur un être humain et que je reçois une réponse humaine — du genre, je m’en fiche même s’il y a une faute d’orthographe, je me dis « super, génial » —, je peux presque deviner quand on a utilisé l’IA. Quand je passe en revue les candidatures, tout le monde dit la même chose et tous les CV commencent à se ressembler.

J’ai donc ajouté la vidéo en option pour pouvoir voir la personne, ce qu’elle a à dire… Et quand je vois ceux qui le font, je me dis : « Je suis tellement contente que vous ayez fait ça. » C’est presque une porte d’entrée, parce que je me dis : « Je vois bien que vous êtes humain. » Vous n’avez même pas besoin de suivre un script. Et c’est pareil sur certains de nos écrans : on en a discuté en équipe, en se disant : « Tiens, maintenant on peut voir les yeux des candidats faire comme ça quand ils lisent un script, ou quand ils ont un bot IA qui participe à l’appel et leur dit quoi répondre après chaque question. »

Simran Sidhu (18 h 30)

Le simple fait de le signaler, en disant par exemple : « Tiens, je vois que tu lis un texte ou que tu utilises un outil ? », peut pousser certains candidats à se mettre sur la défensive. Mais en réalité, ce qu’on aimerait entendre, c’est : « Oui, j’utilise effectivement cet outil et voici ce qu’il fait. » En réalité, nous préférons vraiment cette honnêteté et cet enthousiasme vis-à-vis d’un outil d’IA. Parce que cela correspond en quelque sorte aux valeurs de Shopify. Nous recherchons des personnes enthousiastes qui souhaitent utiliser l’IA, mais qui soient simplement transparentes dès le départ sur la manière dont elles l’utilisent.

Et puis, n'oubliez pas de rester humain. On entend tellement parler de candidatures frauduleuses, de candidats avec lesquels on discute et qui n'existent même pas. Du coup, les recruteurs recherchent désormais des personnes en chair et en os. Il est donc essentiel de vous montrer tel que vous êtes et de laisser de côté le discours préparé.

Simran Sidhu (19 h 18)

Chez Shopify, nous allons même jusqu’à dire que nous attendons de vous que vous utilisiez l’IA. N’hésitez pas à y recourir dans vos travaux. Mais expliquez-nous comment vous vous en êtes servi. À quoi cela vous a-t-il servi ? Comment avez-vous formulé vos instructions ? Nous voulons aussi en savoir plus là-dessus. Contrairement à quelqu’un qui se contente de dire : « Non, je ne l’ai pas fait »… Eh bien, nous savons que vous l’avez fait.

Anita Chauhan (20 h 09)

Tout à fait. Vous savez, les meilleures entreprises comprennent que l’IA est un outil facilitateur et qu’elle ne remplace pas l’humain ; on peut rester humain tout au long du processus. Bon, voilà, j’ai fait le tour de mes questions. Merci beaucoup, Simran. C’était formidable. J’adore votre façon d’envisager le recrutement et le processus, et j’ai vraiment hâte que tout cela soit diffusé. Merci encore de m’avoir accompagnée.

Simran Sidhu (20 h 26)

Merci de m'avoir invitée. C'était vraiment sympa. J'ai vraiment, vraiment apprécié ce moment.