Comment la ville de Long Beach a rationalisé ses processus de recrutement à grande échelle grâce à Willo
Le défi : recruter pour toute une ville, simultanément, à grande échelle et dans un contexte de transformation
La ville de Long Beach ne pourvoit pas les postes un par un. À tout moment, les équipes gèrent des dizaines de postes à pourvoir simultanément, allant des postes administratifs de premier échelon aux responsables de service en passant par des professionnels techniques spécialisés, certains postes attirant plus de 1 000 candidats. Réduire chaque vivier à une liste restreinte de cinq ou six candidats était devenu un processus de plusieurs jours, nécessitant la prise de rendez-vous par téléphone et une coordination manuelle.
Un changement structurel a rendu cette urgence inévitable. Dans le cadre de la mesure JB, une réforme de la charte municipale, les ressources humaines et la fonction publique ont été regroupées au sein d’un seul et même service. Du jour au lendemain, l’équipe chargée du recrutement est passée de 9 à plus de 20 collaborateurs. La plateforme d’entreprise existante devait s’adapter à cette évolution : l’assistance était impersonnelle et lente, l’expérience utilisateur rigide et le coût disproportionné. L’équipe avait besoin d’une solution évolutive et conviviale pour les candidats, capable de répondre aux normes d’équité et de conformité exigées par le recrutement dans le secteur public.
Dans le même temps, le service s'est développé. Dans le cadre de la mesure JB, une réforme de la charte municipale, les services des ressources humaines et de la fonction publique ont été regroupés au sein d'un seul et même service, ce qui a permis de faire passer l'effectif de l'équipe chargée du recrutement de 9 à plus de 20 personnes.
Pourquoi Willo : une assistance réactive, une meilleure expérience candidat et un prix raisonnable
Omar Ramos, responsable administratif de la ville de Long Beach, a rencontré Euan, de Willo, lors du salon HR Tech 2024. Il savait déjà ce qu’il recherchait — et une semaine plus tard, une démonstration a confirmé que Willo répondait parfaitement à ses attentes. Par rapport à leur plateforme d’entreprise existante, Willo offrait une expérience nettement plus intuitive, des options flexibles pour les candidats (notamment des réponses uniquement audio) et une assistance assurée par de vraies personnes qui répondaient en quelques heures, et non en plusieurs jours. La décision s’est imposée d’elle-même.
La solution : un processus de sélection uniforme dans tous les services, avec une touche humaine à chaque étape
Willo a été testé dans le cadre du processus de recrutement non classifié de la Ville (environ 40 % des postes), offrant une alternative à la présélection par téléphone pour des postes allant du soutien administratif au niveau de responsable de service. Les responsables du recrutement de tous les services, dont beaucoup n’avaient jamais utilisé d’outil de présélection structuré, ont pu créer des évaluations spécifiques à chaque poste et commencer à examiner les candidatures après une formation minimale. L’adoption de l’outil s’est généralisée naturellement à mesure que de nouveaux besoins de recrutement se faisaient sentir.
Pour les candidats, cette expérience a constitué une avancée significative. Plutôt que de devoir passer un entretien téléphonique en une seule fois, les candidats pouvaient répondre par vidéo ou par audio, faire des pauses et reprendre à leur rythme, prendre le temps de se préparer avant l’enregistrement et réenregistrer certaines réponses. Pour une ville au service d’une population vaste et diversifiée, cette flexibilité a directement contribué aux objectifs d’équité, en offrant à chaque candidat une véritable opportunité de se présenter tel qu’il est, quels que soient son emploi du temps, ses capacités ou son aisance avec la technologie.
Tout au long de la mise en place et au-delà, l'équipe Willo a apporté un accompagnement concret, notamment grâce à un responsable dédié à la réussite client pour les entreprises et à une assistance technique disponible 24 h/24 et 7 j/7, garantissant ainsi que, lorsque des problèmes survenaient pendant les sessions en direct avec les candidats, l'équipe n'était jamais laissée en attente.
Les résultats : un recrutement plus rapide, une plus grande équité et un partenariat conçu pour durer
Willo a d’abord été déployé au sein du personnel non classifié de la Ville : il s’agit de postes qui ne relèvent pas du système de la fonction publique classifiée, comprenant des emplois temporaires, saisonniers et à temps partiel, ainsi que des contrats à durée indéterminée et des postes de direction. Dans ce cadre, qui s’inscrit dans une modernisation plus large du processus de recrutement de la Ville, le délai de recrutement est passé de 6 à 8 mois à une moyenne de 90 jours ouvrés, les évaluations vidéo unidirectionnelles de Willo aidant les équipes à identifier les meilleurs candidats avant même que ceux-ci ne se présentent en entretien.
Les entretiens en présentiel restent essentiels, puisqu'ils interviennent dans environ 90 à 95 % des recrutements, même si, pour certains postes de début de carrière, une évaluation Willo suffit à elle seule. Et grâce à la possibilité de présélectionner plus de 1 000 candidats pour un même poste sans passer par un entretien téléphonique, les équipes de recrutement consacrent désormais leur temps à rencontrer les candidats les plus susceptibles de réussir.
Ce qui est plus difficile à quantifier, mais tout aussi important, c'est l'évolution de l'expérience des candidats. La possibilité de s'enregistrer à leur convenance, de prendre le temps de se préparer et de choisir entre le format audio ou vidéo a élargi le cercle des personnes capables de se présenter sous leur meilleur jour. Les responsables du recrutement peuvent ainsi se faire une idée précise de l'énergie et de l'adéquation d'un candidat avant même qu'un seul entretien n'ait lieu.
Prochaines étapes : étudier l'extension aux postes classifiés et mettre en place un système de recrutement unifié
Après avoir validé le modèle pour le recrutement hors cadre, la ville de Long Beach envisage désormais d'étendre le rôle de Willo à ses recrutements dans le cadre, qui représentent 60 % des postes de l'organisation.
